STRATEGISCHE PLANNING EN CONTROL

STRATEGISCHE PLANNING EN CONTROL

Organisaties moeten zich voortdurend aanpassen aan hun omgeving om succesvol te zijn. Hiertoe moet de organisatie haar strategie en organisatie continue aanpassen. Onderzoek toont aan de meeste strategische veranderingen mislukken. Veel organisaties hebben een fundamentele breuk tussen de ontwikkeling van hun strategie en de uitvoering ervan. Een belangrijke oorzaak hiervoor is het ontbreken van een effectieve planning & controlcyclus. Strategische Planning & control is een sturingsmodel waarmee de organisatie haar strategie en doelstellingen kan realiseren. Een effectief planning & controlesysteem maakt organisaties bestuurbaar. Dit artikel presenteert de vijf fases van de planning & controlcyclus. Dit complete sturingsmodel stelt managers in staat om zowel strategieontwikkeling als implementatie te managen en op elkaar af te stemmen.

STRATEGISCHE PLANNING EN CONTROL

Maar liefst 90 procent van organisaties slagen er niet in om hun strategieën effectief uit te voeren (Kaplan & Norton, 2000). Veel organisaties hebben een fundamentele breuk tussen de ontwikkeling van hun strategie en de uitvoering ervan. Vaak ontbreekt een effectieve planning & controlcyclus die managers en bestuurders in staat stelt om strategieontwikkeling en implementatie op een geïntegreerde manier te managen. Daarnaast slagen deze organisaties er meestal niet in om hun strategie te vertalen naar operationele doelstellingen en activiteiten. Strategieontwikkeling en -uitvoering worden vaak los van elkaar gezien in plaats van een geïntegreerd systeem. De implementatie van effectief planning & control systeem stelt bestuurders en managers in staat om zowel strategieontwikkeling als implementatie te managen en op elkaar af te stemmen.

DE STRATEGISCHE PLANNING & CONTROLCYCLUS

Strategische Planning & control is een sturingsmodel om de organisatie in staat te stellen om haar strategie en doelstellingen te realiseren. Planning heeft betrekking op strategische planning, het ontwikkelen van de strategie, het vertalen van de strategie naar tactische doelstellingen, en het vaststellen van een operationeel implementatieplan met concrete processen, activiteiten en bijbehorende verantwoordelijkheden. Control heeft betrekking op het organiseren van de uitvoering, het periodiek toetsen van de uitvoering aan de vastgestelde doelen en het zo nodig bijsturen van de uitvoering of de strategie zelf.

Strategische Planning en Control

De strategische planning & controlcyclus is een geïntegreerde planning van de strategie en de uitvoering ervan met de volgende vijf stappen: een strategische analyse van externe omgeving, interne organisatie en huidige strategie, de ontwikkeling van missie, visie en strategie, vertaling van de strategie naar operationele doelstellingen, processen en activiteiten, de implementatie van de strategie en de monitoring en herijking van de strategie.

Stap 1 – MAAK EEN STRATEGISCHE ANALYSE

De strategische planning & controlcyclus begint met een analyse van de externe omgeving, de interne organisatie en de huidige strategie van de organisatie. Allereerst wordt een externe analyse van de macro-economische omgeving gemaakt, vervolgens van de bedrijfstak waarin de organisatie opereert, de markt en tenslotte de concurrenten of verglijkbare organisaties in overheid of non-profit. De tweede stap is een interne analyse van de organisatiestructuur- en cultuur, primaire processen en de prestaties van de organisatie. Hierna volgt een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) waarin de kansen en bedreigingen uit de externe analyse worden gerelateerd aan de sterken en zwakten uit de interne analyse. Hierbij is het de bedoeling dat in de te ontwikkelen strategie de interne sterkten worden ingezet om in te spelen op externe kansen en dat interne zwakten en bedreigingen zoveel mogelijk worden tegengegaan. Tenslotte wordt een strategie analyse gemaakt van de prestaties van de huidige strategie van de organisatie. Deze analyse kan leiden tot een aanpassing van de strategie of de ontwikkeling van een nieuwe strategie.

Stap 2 – ONTWIKKEL DE STRATEGIE

Strategieontwikkeling begint met het bepalen van de missie en strategische visie van de organisatie. De missie beschrijft de bestaansreden en identiteit van de organisatie en specifiek in welke klantbehoeften de organisatie voorziet. De strategische visie omschrijft de doelen en de gewenste toekomstige staat van de organisatie op midden tot lange termijn. Na het formuleren van de strategische visie moet het topmanagement een strategie ontwikkelen die in staat is om deze visie te verwezenlijken. De strategie beschrijft de combinatie van de doelen waar een organisatie naar streeft en de wijze waarop ze deze wil realiseren (Porter, 1980). Tijdens het strategieontwikkelingsproces is het belangrijk om midden-managers en personeel te betrekken. Uit onderzoek blijkt dat het betrekken van medewerkers de volgende voordelen heeft: kwalitatief betere beslissingen, beter begrip van de strategie, beter organisatie leren, hogere toewijding aan de organisatie, hogere werknemerstevredenheid, minder weerstand bij verandering en betere onderbouwing en aanpasbaarheid van de strategie.

Onderdeel van de strategieontwikkeling is het verbeteren van het primaire proces, structuur en cultuur van de organisatie. Het primaire proces of bedrijfssysteem van een organisatie ziet er meestal als in Figuur 1 (Kubr e.a., 1998).Het primaire proces of bedrijfssysteem beschrijft de activiteiten die nodig zijn om een product te produceren en aan klanten te leveren. Het primaire proces is een goede manier om de activiteiten van de organisatie te begrijpen en te analyseren. Bij het bepalen van de bijbehorende organisatiestructuur is het vooral belangrijk dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd vooral ten aanzien van het primaire proces. Bij voorkeur is er één persoon verantwoordelijk voor het gehele primaire proces. Naast deze ‘harde’ aspecten de organisatie is het ook belangrijk om rekening te houden met ‘zachte’ factoren zoals de cultuur en waarden van de organisatie. Een sterke organisatiecultuur kan een concurrentievoordeel betekenen.De strategie moet in ieder geval antwoord geven op de volgende vragen:

• Welke producten of diensten biedt de organisatie aan?
• In welke klantenbehoefte voorziet de organisatie?
• Wie zijn de klanten of klantgroepen (segmentatie) van de organisatie?
• Met welke sleutelprocessen (primair proces) onderscheidt de organisatie zich van de concurrentie?
• Welke organisatiestructuur en cultuur zijn nodig voor de strategie?

De uitkomst van de strategieontwikkeling is een strategisch plan waarin de lange termijn doelen van de organisatie staan en de wijze waarop ze deze denkt te realiseren. Het strategisch plan bevat de doelen, speerpunten en het primaire proces en de organisatiecultuur en structuur die nodig zijn om de strategische doelen te behalen.

Stap 3 – VERTAAL DE STRATEGIE

Wanneer de strategie van de organisatie is ontwikkeld moet deze worden vertaald in doelstellingen die duidelijk kunnen worden gecommuniceerd naar organisatieonderdelen en medewerkers. Vervolgens moeten per strategische doelstelling indicatoren met streefwaarden worden ontwikkeld. Zonder indicatoren met streefwaarden is het onmogelijk om de voortgang van de strategie uitvoeren te managen en te verbeteren. Deze indicatoren zijn onderdeel van managementrapportages of dashboards die de voortgang op (sleutel)indicatoren weergeven. Budgettering is het laatste onderdeel van de strategievertaling. Bij budgettering worden de strategische keuzes vertaald naar financiële consequenties. Vooral bij organisaties in de overheid en zorg worden de strategische doelen, indicatoren en budgetten opgenomen in een begroting. De realisatie van de in de opgenomen doelstellingen worden jaarlijks in de jaarrekening verantwoord.

Stap 4 – IMPLEMENTEER DE STRATEGIE

De implementatie van het strategisch plan begint met het ontwikkelen van een operationeel implementatieplan: het jaarplan. Het implementatieplan bestaat uit jaarplannen voor de gehele organisatie en de organisatieonderdelen. Het jaarplan beschrijft de processen, activiteiten en bijbehorende verantwoordelijkheden die nodig zijn om de strategische doelstellingen te realiseren. Het jaarplan bevat een prognose conform het strategisch plan van de hoeveelheid te leveren diensten en producten. Het jaarplan bevat een prognose van de middelen en bijbehorende budgetten die nodig zijn om de diensten en producten te kunnen leveren. Na het opstellen van het implementatieplan begint de daadwerkelijke uitvoeren van de in het plan opgenomen activiteiten en processen.

Stap 5 – MONITOR EN HERIJK DE STRATEGIE

De laatste stap in de planning & controlcyclus is het monitoren van de voortgang ten aanzien van de realisatie van de in het strategisch plan vastgelegde doelstellingen. Wanneer de strategische doelstellingen niet worden behaald is noodzakelijk of de uitvoering moet worden aangepast of de strategie moet worden aangepast. Waar blijkt dat de veronderstelling die aan de strategie ten grondslag lagen incorrect of niet meer toepassing zijn moet worden bepaald of de strategie moet worden aangepast of dat een nieuwe strategie noodzakelijk is. Om de effectiviteit en voortgang van de uitvoering van de strategie te bepalen zijn drie typen overleg noodzakelijk (Kaplan & Norton, 2008):

♦ In het strategie voortgangsoverleg wordt maandelijks op afdelingsniveau de voortgang van de strategie besproken.
♦ In het operationeel voortgangsoverleg wordt wekelijks op teamniveau de voortgang van de uitvoering van de strategie besproken.
♦ In het strategie evaluatieoverleg wordt jaarlijks op directieniveau besproken of de strategie aangepast of een nieuwe strategie moet worden ontwikkeld.

Wanneer managers het in dit artikel gepresenteerde planning en control sturingsmodel toepassen in hun organisatie beschikken zij over een compleet strategisch managementsysteem dat hen helpt om duidelijke strategische doelen te ontwikkelen, deze te vertalen naar operationele doelstellingen en activiteiten, de strategie uitvoering te monitoren en indien nodig de strategie of uitvoering aan te passen. Dit complete planning en control sturingsmodel stelt managers en bestuurders in staat om zowel strategieontwikkeling als -implementatie te managen en op elkaar af te stemmen en zo hun organisaties bestuurbaar te maken.

Simple Share Buttons